Als ondernemer kun je ervoor kiezen om vanuit huis te werken of je kunt een kantoorruimte huren. Aan beide opties zitten enkele nadelen. Een kantoor huren is duur en je zit meestal vast aan een langlopend huurcontract. Als je wilt stoppen met je bedrijf kan zo’n contract vaak niet worden afgekocht. Als je vanuit huis werkt dan moet je je privé adres opgeven bij de Kamer van Koophandel als het vestigingsadres van je bedrijf. Daarnaast kan thuiswerken op bezwaren stuiten, bijvoorbeeld als er kinderen in huis rondlopen en je geen aparte werkkamer hebt. Je kunt in dat geval kiezen voor een zakelijk vestigingsattest bij een virtual office. Hier kun je ook een flexwerkplek reserveren of een vergaderkamer.
Een professioneel zakelijk postadres
Door een abonnement te nemen bij een virtual office kun je je bedrijf voorzien van een professioneel zakelijk vestigingsadres. E mag het adres van het kantoor namelijk gebruiken als het zakelijke postadres van je bedrijf bij de Kamer van Koophandel, op je website, briefpapier en andere uitingen. Hiermee scherm je e privé adres af en geef je je bedrijf meteen een goede uitstraling. Er zijn mensen die het adres van een bedrijf opzoeken in Google Maps. Als ze dan zien dat het om een woonadres gaat dan kan dat onbedoeld een verkeerde indruk wekken. De virtuele kantoren zijn gevestigd op A-locaties in groter steden zoals Rotterdam, Den Haag en Amsterdam. Je kunt ook een vast telefoonnummer aanvragen voor deze regio, zodat je de indruk wekt dat je bedrijf hier daadwerkelijk is gehuisvest.
Scherp tarief voor standaard diensten
Als je gebruik maakt van de diensten van een virtual office dan betaal je een vast tarief voor de standaard diensten. Die houden onder meer in het in ontvangst nemen van de post voor je bedrijf en de verwerking daarvan. Post die voor een bedrijf wordt ontvangen wordt geopend en gescand. De geadresseerde ontvangt de post per e-mail, gebundeld per week of per twee weken. De originelen worden in je postvak gelegd zodat je die kunt meenemen als je op kantoor langskomt of je kunt ze laten opsturen. Vernietigen kan ook als je voldoende hebt aan de digitale exemplaren van je poststukken. Het tarief dat je betaalt hangt af van de diensten die je afneemt en de periode voor je abonnement. Je kunt kiezen voor een iets hoger maandelijks tarief dat per maand opzegbaar is of voor een lager tarief voor een halfjaar of een jaar.
Flexplek voor een productieve werkdag
Thuiswerken is niet altijd ideaal. Soms kun je thuis gewoon niet geconcentreerd werken omdat je te veel wordt afgeleid. Als de kinderen thuis zijn van school bijvoorbeeld, of als je partner ook thuis werkt en jullie allebei telefoongesprekken moeten voeren met klanten. Niet iedereen beschikt over een eigen thuiskantoor, er wordt nog heel vaak aan de spreekwoordelijke keukentafel gewerkt. In dit soort gevallen kun je bij het virtual office een flexwerkplek reserveren. Dit kan voor 1 of meer vaste dagen per week of per maand of je kiest voor incidenteel bespreken op die momenten dat dit je goed uitkomt.