Archiveren is het georganiseerd bewaren van documenten en informatie zodat je deze later gemakkelijk terug kunt vinden. In de wereld van digitalisering kiezen veel jongeren er toch voor om belangrijke documenten ook fysiek te bewaren. Self storage kan bijvoorbeeld een goede oplossing zijn voor het veilig bewaren van grote hoeveelheden papierwerk. Het opzetten van een goed archief kan best uitdagend zijn als je niet weet waar je moet beginnen. Het is namelijk niet alleen het opbergen van documenten in mappen. Je moet ook nadenken over hoe je de documenten wil groeperen en labelen. Hierdoor krijg je een overzichtelijk en toegankelijk systeem. Als je eenmaal de basis van archiveren begrijpt kun je aan de slag.
Een legenda maken met duidelijke labels
Het creëren van een legenda is essentieel voor een georganiseerd archief. Labels helpen bij het snel identificeren van documenten en mappen. Voor een duidelijk label kun je denken aan kernwoorden die de inhoud van de documenten beschrijven. Als je bijvoorbeeld alle rekeningen van het afgelopen jaar wilt bewaren, label je deze als ‘Rekeningen 2023’. Daarnaast is het belangrijk dat de labels op een logische volgorde staan in je archief. Zo kun je ze alfabetisch ordenen of op datum. Zorg er altijd voor dat de labels consistent zijn. Wanneer je bijvoorbeeld kiest voor een label ‘Rekeningen 2023’, gebruik dan voor het volgende jaar ‘Rekeningen 2024’ en niet ‘Bills 2024’.
Het belang van een duidelijk archief overzicht
Een goed overzicht is de sleutel tot een succesvol archief. Als je elk document en elke map gemakkelijk kunt vinden bespaar je jezelf veel tijd en stress. Stel je voor dat je een belangrijk document nodig hebt voor een sollicitatie of voor de belastingaangifte. Met een goed georganiseerd archief heb je dit document in een handomdraai gevonden. Om dit te bereiken moet je ervoor zorgen dat alle documenten een vaste plek hebben. Bewaar dus niet zomaar ergens een document, maar zorg ervoor dat het op de juiste plek in je archief komt. Zo hou je altijd overzicht en vermijd je de chaos.
Investeren in een veilige archiefopslag
Veiligheid is essentieel als het gaat om archiveren. Je wilt immers niet dat je persoonlijke of belangrijke documenten in verkeerde handen vallen. Overweeg daarom om te investeren in een kluis of een afsluitbare archiefkast. Beveilig je digitale archief met wachtwoorden en gebruik up-to-date antivirussoftware. Als je archief erg groot wordt kun je ook denken aan een beveiligde opslagruimte buiten de deur. Deze ruimtes zijn vaak voorzien van camera’s en een beveiligde toegang.